Daten- und Dateimporte aus Fremdsystemen

Was beim Systemwechsel wichtig zu wissen ist

Beim Wechsel von einem bestehenden System ist die Übernahme der vorhandenen Daten ein zentraler und oft entscheidender Punkt. Die gute Nachricht vorweg: Unsere Migrationspipeline gehört zu den zuverlässigsten und ausgereiftesten am Markt. Wir übernehmen für Sie alle relevanten Stammdaten aus dem Export Ihres bisherigen System – der Datenimport aus Fremdsystemen ist bei uns inklusive.

Damit der Import reibungslos und effizient abläuft, gibt es jedoch einige wichtige Punkte, die im Vorfeld beachtet werden sollten.

Welche Daten wir standardmässig übernehmen – und warum
Damit Sie im neuen System sauber und ohne Altlasten starten, fokussieren wir uns auf jene Daten, die technisch zuverlässig exportiert werden können und einen stabilen Start ermöglichen.
Stammdaten haben sich dabei als Branchenstandard bewährt.

Standardmässig übernehmen wir:

• Patienten-Stammdaten
• Dokumente und Dateien, sofern sie eindeutig einem Patienten zugeordnet werden können
• Zukünftige Termine in Form von Blockern

Andere Daten – wie z. B. Rechnungen oder komplexe Behandlungsserien – werden bewusst nicht automatisch importiert, da diese in vielen Fremdsystemen unvollständig exportiert werden oder nach einem Systemwechsel zu Inkonsistenzen führen würden.
Damit stellen wir sicher, dass Sie mit einer sauberen, stabilen und nachvollziehbaren Datenbasis starten.

Dokumente und Dateien

Dokumente und Dateien können nur dann korrekt importiert und zugeordnet werden, wenn aus dem Dateinamen oder der Ordnerstruktur eindeutig hervorgeht, zu welchem Patienten sie gehören. Fehlt diese Information, ist eine automatische Zuordnung leider nicht möglich und die Dokumente müssten manuell eingepflegt werden.

Termine

Bestehende Termine werden beim Import zunächst als sogenannte Blocker übernommen und mit den vorhandenen Informationen befüllt. Diese Blocker müssen anschliessend manuell in tatsächliche Termine umgewandelt werden. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Terminplanung im neuen System.

Sitzungsreihen

Alle Sitzungsreihen starten nach dem Import standardmässig bei Sitzung 1. Falls zu einer Verordnung bereits Sitzungen stattgefunden haben, kann die Anzahl der bisherigen Sitzungen manuell angepasst werden.

Beispiel:

Wenn ein Patient beispielsweise bereits 3 Sitzungen auf einer Verordnung hatte, wird eine neue Rechnung mit Erste Sitzungsnummer = 4 eingetragen. (Siehe Screenshot)

Übermittlung der Patientendaten
Den Datensatz aus Ihrem bisherigen System bitten wir Sie über die Export-Funktionalitäten Ihres Fremdsystems bereitzustellen.
Im Zweifel können Sie sich jederzeit an Ihren bisherigen Anbieter wenden – oder direkt an uns. Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung mit Migrationen aus allen gängigen Praxissystemen und unterstützen Sie gerne.

Aus Datenschutzgründen sollte die Übermittlung ausschliesslich über einen gesicherten Übertragungsweg erfolgen, zum Beispiel über:

SwissTransfer - Send large files securely and free of charge 

So stellen wir sicher, dass Ihre Daten sicher und vollständig bei uns ankommen.

 

Wichtige organisatorische Hinweise
Damit wir den Import optimal planen können, benötigen wir folgende Informationen:

• Gewünschtes Importdatum
  Bitte nennen Sie uns ein konkretes Datum, zu dem der Import durchgeführt werden soll.
• Vorlaufzeit von mindestens 2 Werktagen
  Der vollständige Datensatz muss uns spätestens zwei Werktage vor dem geplanten Importtermin vorliegen.
• Angabe des bisherigen Systems
  Bitte teilen Sie uns mit, aus welchem Fremdsystem die Daten stammen.
  Auf dieser Basis erhalten Sie von uns zunächst eine vorläufige Einschätzung, welche Daten übernommen werden können – dies hängt stark von der Qualität und Vollständigkeit des Exports ab.

Nachdem uns der vollständige Datensatz vorliegt, erhalten Sie von uns eine verbindliche Bestätigung über den durchführbaren Import.

So stellen wir sicher, dass wir den Datenimport sorgfältig vorbereiten und Ihnen einen möglichst reibungslosen Start in Ihrem neuen System ermöglichen.